Uuden työntekijän astuessa remmiin mukaan prosessissa on useita vaiheita, joiden on sujuttava jouhevasti - kaikki työsopimuksen allekirjoittamisesta henkilöstö- ja palkkajärjestelmän toimimiseen.Monet tehtävät ovat myös aikakriittisiä, ja tapahtumia on paljon. Pitää tilata työvälineitä ja olla paikan päällä vastassa, kun uusi työntekijä aloittaa ensimmäisenä työpäivänään uudessa yrityksessä.
Jos tarkastellaan tarkemmin näiden prosessien vaiheita, niin huomaamme, että useat työvaiheet suoritetaan tietyssä järjestyksessä. Olisi helppoa, jos uusi työntekijä voisi vain painaa nappia ja kaikki pyörähtäisi käyntiin ja etenisi automaattisesti.
Itse asiassa on täysin mahdollista luoda tämäntyyppinen automatisoitu prosessi, jossa on matkan varrella useita kontrollipisteitä. Näin ollen sekä HR-henkilöstön että esihenkilöiden aikaa saadaan vapautettua. Automatisointi myös vähentää virheriskiä ja haavoittuvuutta, joka voi syntyä viivästymisriskin kanssa, jos työntekijät eivät ole paikalla tai heillä ei ole aikaa suorittaa tehtäviään ajoissa.
MITEN SE TOIMII KÄYTÄNNÖSSÄ?
Nykytekniikalla on mahdollista luoda edistyksellisiä automaatioita erilaisten työkalujen, kuten robottien avulla. Robotti jäljittelee ihmisen työskentelyä eri järjestelmissä. Automatisoitavat prosessit kartoitetaan ja määritellään, miten robotin tulee toimia eri tilanteissa.
Esimerkkinä mainittakoon, että robotti poimii HR-sähköpostilaatikosta tai tikettijärjestelmästä tietyt asiat uuden työntekijän perustamista varten ja luo työsopimukset, jotka lähetetään työntekijälle allekirjoitusta varten. Tämän jälkeen robotti tarkkailee, milloin sopimus palautuu ja lähettää tarvittaessa muistutuksia. Kun sopimus on palautettu, sisäinen työ voi alkaa henkilötietojen viemisellä palkka- ja henkilötietojärjestelmään. Robotti voi myös aloittaa IT-lisenssien, puhelimen, tietokoneen ym. tilaukset työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Se voi jopa tilata toimituksen kukkalähetiltä päivää ennen ensimmäistä työpäivää.
Kun työntekijä on perustettu järjestelmiin, robotti voi jatkossa hoitaa muun muassa sairauslomien käsittelyn, työntekijätietojen päivittämisen ja palkkatietojen täsmäyttämisen. Tässä muutama esimerkki Mepco-järjestelmään tekemistämme automaatioista:
- Sairauslomarobotti: Robotti muodostaa sairauskassaan aineiston sairauspoissaoloista (käsittelee myös lääkärintodistukset) ja täyttää tiedot Mepcoon. Robotti tarkastaa, ettei Mepcossa ole päällekkäisiä poissaoloja. Robotti laskee myös palkat ja lisät poissaolon ajalta.
- Robotti työntekijätietojen päivittämiseen sopimusjatkoja varten: Robotti hakee päivittäin raportteja Mepco-järjestelmästä asiakasorganisaatioiden päivitettävistä työsuhdetiedoista. Raporttien tiedot jäsenneltyään robotti hakee työsuhdetiedot Mepco-järjestelmästä ja päivittää ne. Päivitetyistä tiedoista lähetetään prosessin lopuksi asiakaskohtaiset raportit.
- Robotti palkkatietojen täsmäytykseen: Robotti synkronoi tietoja kahden järjestelmän välillä. Se hakee kaikki asiakkaan tallentamat lomakkeet X-järjestelmästä, jotta ne voidaan edelleen ladata Mepcoon ja tarkistaa niiden oikeellisuus.
Mikäli kyseessä on isompi prosessi, jossa on useita osaprosesseja, kuten palkanlaskenta, on järkevää rakentaa robotille useita kontrollipisteitä, joissa työntekijä antaa osittaisen hyväksynnän tai korjaa, jos jokin on sillä välin muuttunut.
AIKATAULU
Robotti voidaan ajastaa suorittamaan työvaiheita eri aikoina. Se on mahdollista ajoittaa niin, että robotti seuraa jatkuvasti esimerkiksi sähköpostilaatikkoa tai tikettijärjestelmää ja käsittelee tapaukset heti niiden saapuessa. Kun robotti ohjelmoidaan suorittamaan erilaisia tehtäviä, sinä päätät, millä tavalla haluat robotin raportoivan ihmiskollegoilleen. Tämä voidaan tehdä jokaisen ajon jälkeen, kun osaprosessin tietyt vaiheet on suoritettu tai esimerkiksi yhteenvetoraporttina päivän päätteeksi.
Näin robotti työskentelee rinnakkain henkilöstöosastolla olevien kollegoidensa kanssa ja, kuten tässä esimerkissä, myös epäsuorasti työtovereidensa kanssa yrityksen muilla osastoilla.
Jos haluat tietää lisää, saat asiantuntijaamme yhteyden täältä: Ota yhteyttä - NORIAN Accounting.
