Ohjelmistorobotit aikatauluttavat koronatestauksia ja ilmoittavat kansalaisille testituloksista. Terveydenhuollon ammattilaiset keskittyvät ihmisten hoitamiseen.
Turun kaupungin johto havahtui syyskuussa 2020 huomaamaan, että koronapandemian toinen aalto edellyttää uudenlaisia toimia epäiltyjen tartuntojen testaamiseen. Kävi selväksi, ettei terveydenhuollon henkilöstö suoriudu räjähdysmäisesti kasvavasta testimäärästä.
”Lievätkin infektiot aiheuttivat yhteydenoton, kun ihmiset halusivat päästä testiin. Ensin tuli ruuhka näytteenottoon ja pian ruuhkautuivat puhelimet”, Turun kaupungin terveyskeskusten it-kehitystehtäviä johtava ylilääkäri Suvi Vainiomäki sanoo.
Tilanne paheni niin, että soittojen määrä kasvoi normaalitilanteen 1000–1500:sta 5000:een.
Turun kaupungin digitalisaatiohankkeista vastaava hankejohtaja Tapio Järvenpää sai toimeksiannon tehostaa koronatestausta aina oireiden havaitsemisesta tulosten toimittamiseen.
”Asetimme tavoitteiksi, että testattavien määrän kasvusta huolimatta asiakaspalvelumme paranee ja henkilökuntamme työmäärä vähenee”, Järvenpää sanoo.
Jonot minimiin
Koko koronatestaaminen ajateltiin uudelta pohjalta dynaamiseksi liukuhihnaksi toisin kuin aiempi malli, jossa asiakas joutui odottelemaan prosessin useissa vaiheessa, kun testitulosten käsittelyyn ei ollut riittävästi käsipareja.
”Ihminen joutui odottamaan ensin ajanvarauksen puhelinjonossa takaisinsoittoa ja sitten vielä päästäkseen testaukseen. Näytteen analyysissa oli jono samoin kuin tulosten lähettämisessä”, Järvenpää muistelee.
Hän päätti ratkaista, miten aika kansalaisen oiretuntemuksista siihen, kun hän saa tiedon testituloksista voidaan lyhentää minimiin.
”Halusin myös, että aika, jonka voimme luvata asiakkaille on hyvin ennustettava.”
Kun aiemmin prosessi oli kolme jonoa, niitä piti karsia. Laboratorion analysaattorikapasiteetin jonoon oli vaikea puuttua. Mutta muut jonot oli mahdollista purkaa.
Melkoinen määrä tietojärjestelmiä
Apua lähdettiin hakemaan terveydenhuollon it-palveluja tarjoavalta 2M-IT:ltä, jonka kumppanina on ohjelmistorobotiikkapalveluja tarjoava Norian.
Ohjelmistoroboteilla hyödynnetään lukuisia olemassa olevia tietojärjestelmiä liittämällä niitä yhteen. Asiakkaille luotiin yhtenäinen polku, jota pitkin koronatestattava kulkee Omaolo-testistä siihen, kun hän saa tiedon testituloksista.
Eri tietojärjestelmien liittäminen toisiinsa tiiviissä aikataulussa on ollut melkoinen urakka. Mukana on ollut muun muassa Turun kaupungin, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin ja kansallisia tietojärjestelmiä.
”Tällä aikataululla emme voineet tehdä uutta tietojärjestelmää, vaan lähdimme hyödyntämään nykyisiä ja poistamaan prosesseista ohjelmistorobottien avulla turhaa käsityötä.”
Testitulosrobotti Kauno hommiin
Syys-lokakuussa rakennettiin aluksi testitulosrobotti. Se otettiin käyttöön 20. päivänä lokakuuta ja nimettiin Kaunoksi.
Testitulos tallennetaan laboratorion tietojärjestelmään, mistä se siirtyy automaattisesti Pegasos-potilastietojärjestelmään. Kauno hakee potilastietojärjestelmästä uusia testituloksia ja lähettää niiden perusteella testattaville tekstiviestin tuloksista.
Jos tulos on negatiivinen, on tekstiviesti Lailalle: ”Laila, kävit koronatestissä. Testituloksesi oli negatiivinen.” Ja sama ruotsiksi ja englanniksi. Mikäli tulos on positiivinen, testatulle soitetaan tekstiviestin lisäksi ja annetaan hoito-ohjeita.
Tiiviissä aikataulussa luotu järjestelmä valmistui aikataulun mukaan.
”Kun tiesimme, mitä haluamme, saimme kuukaudessa valmista aikaiseksi. Näin siitä huolimatta, että aika monesta organisaatiosta piti kerätä tietoja”, Vainiomäki sanoo.
Ammattilaiset ihmisten auttamiseen
Kauno-robotin hyvien kokemusten jälkeen rakennettiin tammikuun 18. päivänä käyttöönotettu Laura-robotti. Se tunnistaa Omaolo-palvelusta ne kansalaiset, joiden on syytä mennä testiin. Henkilölle tehdään lähete, ja hänelle lähetetään tekstiviestinä kutsu testiin. Tätä ennen robotti on tehnyt hoidon tarpeen arvioinnin perusteella varauksen laboratorion ajanvarausjärjestelmään. Samalla potilastiedon arkistoon luodaan palvelutapahtuma, josta tieto tulevasta testituloksesta siirtyy Kanta-järjestelmään.
”Kahdesta paikasta on nyt jonot pois. Ainoastaan näytteenottoon voi tulla pullonkaula”, Järvenpää iloitsee.
Jos robotteja ei olisi, jonot kasvaisivat tai koronatestaukseen pitäisi siirtää testattavien määrän kasvaessa jatkuvasti uusia käsipareja manuaaliseen työhän. Nyt tilanne on päinvastoin.
”Terveydenhuollon ammattilaiset ovat voineet palata lähetteiden ja tulosten käsittelystä takaisin omiin terveydenhuollon perustehtäviinsä eli ihmisten hoitamiseen”, Järvenpä iloitsee.
Melkoinen hyöty työvoimasäästöinä
Ohjelmistorobottien tuottamaksi nettohyödyksi ennakoitiin hankkeen alussa kahta henkilötyövuotta. Tämä tavoite on ylitetty roimasti ja robotti-investointi on ollut kaikin puolin menestys.
”Saimme lokakuusta tammikuun loppuun kahden henkilötyövuoden nettosäästöt, eli kun kehittämistyö ja -kustannukset on laskettu pois. Kesään mennessä saamme näillä roboteilla 4–5 henkilötyövuoden säästöt”, Järvenpää laskee.
Järjestelmän laajuudesta kertoo paljon se, että noin 12 000 potilasta on saanut joka kuukausi testituloksestaan kertovan tekstiviestin.
Uusia käyttökohteita roboteille
Molemmat robotit ovat sellaisia, että niitä voidaan soveltaa koronapandemian hellitettyä muuhunkin kuin koronatestaukseen.
”Jos otamme nielunäytteen, voimme lähettää tehdä lähetteet ja ilmoittaa testitulokset samalla tavalla kuin nyt koronatesteissä”, Vainiomäki sanoo.
Järvenpää on tyytyväinen ensimmäiseen ohjelmistorobotiikkaprojektiinsa jo pelkästään siksi, että hän on oppinut hankkeesta paljon itse. Myös yhteistyökumppanin valinta on osunut oikeaan.
”Norian on palvellut meitä oikein hyvin. He ovat auttaneet sellaisissakin asioissa, jotka eivät alun perin kuuluneet toimitussopimukseen. Hankkeeseen on liittynyt paljon tietojärjestelmiä, asennuksia, tietoliikenteen avauksia ja teleoperaattoreiden tekstiviestipalveluita. Norianilta olemme saaneet näihin kaikkiin jeesiä. On kuin he olisivat osa meidän omaa tiimiämme”, Järvenpää sanoo.
Lähikuukausina vastassa on kansalaisten massarokotukset.
Rokotusaikojen aikataulutukseen, viestittämiseen, siirtelyyn on Järvenpään mukaan suunniteltu uusia robotteja. Niiden alla toimii tietojärjestelmä, jossa mallinnetaan algoritmit, miten ihmiset laitetaan rokotusjonoon. Jonosta robotit luovat ajanvarausjärjestelmään rokotusaikoja ja lähettävät kutsuja ihmisille.
SERTIFIOIDUT TEKIJÄT JA VUOSIEN KOKEMUS
Norian on laajentunut ohjelmistorobotiikan osaamistaan talous- ja palkkahallintopalveluista onnistuneesti myös terveydenhuollon prosesseihin. Norian on automatisoinut yhteensä noin 200 prosessia ohjelmistorobotiikan (RPA) avulla. Kymmenet organisaatiot ovat vapauttaneet resurssejaan rutiinitehtävistä ja samalla parantaneet prosessiensa laatua. Kustannusvaikutukset näkyvät asiakkaille suorina säästöinä.
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä – jutellaan lisää.
