Kustannusten vähentäminen on tavoitteena monilla, jotka harkitsevat talouden toimintojen ulkoistamista. Olen koonnut tänne vinkkejä eri osa-alueilta, joilla pysyviä säästöjä ja alhaisempia kustannuksia voidaan saavuttaa.
Kuinka paljon talouden toimintojen ulkoistaminen maksaa? Ja koska se on kannattavaa? Molemmat ovat hyviä kysymyksiä.
Vastaus riippuu useista eri tekijöistä ja on vaikea antaa hyvää vastausta yrityksen liiketoimintaa tuntematta. Toisaalta on helpompi nostaa esille niitä kustannuksia, joita ulkoistaminen yleensä vähentää, ja sitä kautta arvioida, kuinka paljon yrityksen on mahdollista säästää.
Matalammat henkilöstökustannukset
Suurimmat kustannussäästöt liittyvät usein palveluntarjoajan matalampiin työ- ja henkilöstökustannuksiin. Palveluntarjoaja pystyy tarjoamaan myös erityisosaamista ja automatisoituja prosesseja, jolloin työ voidaan suorittaa tehokkaammin. Saatat lisäksi säästää taloushallintojärjestelmiin tai robotiikkaan liittyvissä ohjelmisto- ja lisenssikustannuksissa, sillä ulkoistuspalvelun tarjoajilla on usein käytössään kumppanuussopimuksien kautta saavutetut paremmat lisenssihinnat. Parhaimmillaan taloushallinnon palveluiden ulkoistaminen voi johtaa jopa 40 prosentin kustannussäästöihin.
Ohjelmistorobotiikka lisää kannattavuutta
Vakioidut prosessit ovat tärkeä elementti kaikissa kustannustehokkaissa talousosastoissa, niin tehtävien yksinkertaistamisen kuin laadun varmistamisen kannalta. Kasvuyrityksille standardoidut prosessit tarjoavat lisäksi parempaa skaalautuvuutta sekä riskienhallintaa.
Useissa yrityksissä asiakaspalvelu- ja tukitoimet suoritetaan edelleen manuaalisesti. Nämä tehtävät sisältävät ison potentiaalin ohjelmistorobotiikan ja automaation hyödyntämisen näkökumasta.
Perinteisistä talouden tehtävistä on nykypäivänä usein mahdollista automatisoida noin 50 - 70 prosenttia.
Ohjelmistorobotiikan ja automaation avulla tehtäviä on mahdollista suorittaa 24/7 ja usein laadukkaammin kuin aiemmin. Samalla ohjelmistorobotiikka vapauttaa henkilöstösi vaativampien ja mielekkäämpien tehtävien suorittamiseen, ja voi sitä kautta edesauttaa myös työntekijöiden vaihtuvuuden vähenemistä talouden toiminnoissa.
Lopputuloksena parempi kannattavuus, laadukkaampi työ sekä alhaisempi henkilöstön vaihtuvuus. Hyötynä on myös kokemus nopeammasta vasteajasta, joka voi puolestaan lisätä asiakastyytyväisyyttä.
Jos aloitat tehtävien atomatisoinnin itse, liittyy siihen usein huomattavia aloituskustannuksia. Tällöin merkittävä määrä transaktioista täytyy olla automatisoituna, jotta investoinnista tulee kannattava. Sopivan ulkoistuskumppanin etu on, että he voivat hyödyntää karttunutta kokemusta automaatioratkaisuista ja järjestelmistä aina uudestaan eri asiakkaille.
Ohjelmistorobotiikan avulla voitkin saavuttaa merkittävät säästöt, kun valitset jo ennestään kokeneen kumppanin.
Hyvästit paperilaskuille?
Vastaanotatteko edelleen paperilaskuja? Niiden käsittely aiheuttaa tarpeettomia lisäkustannuksia ja ylimääräisiä veloituksia. Ulkoistuskumppani voi auttaa toimittajien verkkolaskutuksen aktivoinnissa. Verkkolaskut ovat tärkeässä asemassa sekä automaatioasteen nostamisen että ympäristöystävällisyyden kannalta.
Ajantasainen taloushallinto
Kuulostaako tutulta: käsittelemättömiä tehtäviä ja laskuja jonoksi asti, ratkaisemattomia virhetilanteita tai haasteita taseen kanssa? Ajantasaisen tiedon tuomaa lisäarvoa ei tulisi väheksyä. Ulkoistuskumppani voi ehdottaa sinulle suorituskykymittareita, joiden avulla löytää ratkaisuja haasteisiin ja samalla edistää rästitöiden purkamista.
Kokemuksemme mukaan prosessikehitys itsessään voi tuoda 20 prosentin säästöt. Prosessin automatisointi voi vähentää kustannuksia vielä lisää.
Sisäinen valvonta ja laatu
Prosessien tehokkuutta ja vaatimustenmukaisuutta ei kannata niitäkään aliarvioida. Palveluiden ulkoistus johtaa todennäköisesti parempaan laadunvarmistukseen sekä pienempiin virhemääriin.
Yhteenvetona uskallan väittää, että tavallisesti ulkoistuksen avulla säästää noin 30 prosenttia kokonaiskustannuksista. Hyvä syy harkita ulkoistamista myös teidän yrityksessänne?
