Oppimateriaaleja ja mediasisältöjä tuottava Sanoma on reilun miljardin euron liikevaihdollaan ja noin 4800 työntekijällään alansa suurin Suomessa. Sen juuret ulottuvat vuoteen 1889, jolloin Helsingin Sanomien edeltäjä Päivälehti perustettiin.
Tänä päivänä Sanoma on modernia teknologiaa ennakkoluulottomasti hyödyntävä yritys, jonka liiketoiminnassa datan merkitys on korvaamaton. Ajantasaisella ja aina oikealla tiedolla johtaminen on noussut toiminnan keskiöön.
— Vuoden 2018 kesäkuussa havaittiin, että talousosastomme manuaalisia tehtäviä voidaan tehostaa automaation avulla. Samalla selvitettiin, olisiko muilla osastoilla tarpeita robotiikan hyödyntämiseen, Sanomiin kuuluvan Sanoma Media Finlandin kuluttajamyynnin tukitiimiä vetävä Anu Vasara sanoo.
Hänen osastollaan tehdään runsaasti manuaalista työtä, muun muassa käsitellään tilauksiin liittyviä asiakastietoja. Pian viisi vuotta työskennellyt tiimi on 11 hengen kokoinen. Tiimi on ollut koko ajan ylityöllistetty, ja työn määrä on jatkuvasti lisääntynyt.
— Kun meidät pyydettiin mukaan, lähdimme ilman muuta katsomaan robotiikan mahdollisuuksia, Vasara muistelee.
Varma kumppanivalinta
Sanomilla selvitettiin erilaisia ohjelmistorobotiikka-alustoja, joista päädyttiin UiPathin teknologiaan. Keväällä 2019 kilpailutettiin kumppani, jonka kanssa ohjelmistorobotiikkaa lähdettiin rakentamaan. Norianiin päädyttiin, koska Sanomilla nähtiin Norianin kyky vastata Sanomien tarpeisiin asiakaslähtöisesti.
Norianin kehittäjätiimi loi yhteistyön ensivaiheessa Sanomille ohjelmistorobotiikan infrastruktuurin pilviympäristöön. Uuden alustan päälle lähdettiin rakentamaan liiketoimintaprosesseja tehostavaa automaatiota yhdessä luodun suunnitelman pohjalta. Kehityshankkeet valittiin niin, että niiden hyötyjä voidaan mitata joko laadullisilla tai määrällisillä mittareilla.
— Yhteistyön alussa asetimme tavoitteeksi liiketoimintaprosessien optimoinnin ja niissä tuotettavan tiedon laadun parantamisen. Samalla pyrittiin vähentämään rutiininomaista manuaalityötä, Norianin puolelta hankkeessa alusta saakka mukana ollut IA palvelupäällikkö Damian Kedziora sanoo.
— Olemme saavuttaneet hyvin tavoitteet, jotka yhteistyön alussa asetimme. Sanoman automaatiokyvykkyys on kehittynyt hyvin eteenpäin yhteistyömme aikana, Sanomien RPA-osaamiskeskusta johtava Meri Kukkurainen sanoo. Hänen yksikköönsä on parin viime vuoden aikana keskitetty kaikki Sanomien RPA-kehityshankkeet.
UiPathin ohjelmistorobotiikkaprojektien lisäksi Norian on tuottanut Sanomille Power BI- ja Excel-raportointia.
— Ohjelmistorobotiikan ympärillä tapahtuu jatkuvasti erittäin paljon. Meille on tärkeää, että kumppaninamme on Norian, jonka kanssa voimme tarpeen mukaan ottaa uusia ratkaisuja käyttöön, Kukkurainen sanoo.
Robotiikka nostaa tiedon laatua
Ohjelmistorobotiikalla on parannettu merkittävästi datan laatua. Tämä on saavutettu sillä, että robotiikka tekee säännönmukaisella ja standardilla tavalla muun muassa tilaajatietojen tallennukset, siirrot järjestelmien välillä sekä raportoinnit. Inhimilliset virheet poistuvat, kun tietoja ei kopioida käsin järjestelmien välillä. Automatiikka on parantanut merkittävästi myös läpimenoaikoja.
Yksi esimerkki tiedon laadun kohottamisesta on telemarkkinointikumppaneilta tulevan tiedon siirto Sanomien järjestelmään. Se oli aiemmin virheherkkää manuaalista työtä. Nyt robotti lukee tiedostot sftp-palvelimelta, tarkastaa ne ja konvertoi xls-muodosta Sanomien asiakashallintajärjestelmään. Vain ne tapaukset, joita robotiikka ei hyväksy, siirtyvät manuaalityöhön.
— Ennen työntekijältämme meni tähän 3–4 tuntia päivässä ja nyt työ sujuu alle tunnissa. Aiemmin meillä oli erikseen Helsingin Sanomien ja aikakauslehtien tukipalvelut, mutta nyt työt hoituvat yhdessä yksikössä paljon vähemmillä resursseilla, Vasara sanoo.
Työntekijät ovat antaneet positiivista palautetta, että työn mielekkyys on parantunut, kun puuduttavat manuaalityöt on automatisoitu robotiikalla.
Kokeneet asiakaspalvelun tukihenkilöt voivat robotiikan ansiosta osallistua aivan toisella tavalla työtapojen kehitysprosesseihin, kun heidän aikaansa on vapautunut toisteisesta manuaalityöstä. Työntekijöillä on myös mahdollisuus opetella laajempi työnkuva kuin aiemmin, mikä on omalta osaltaan myös parantanut työn mielekkyyttä.
— Olemme saaneet Sanomien työntekijöiltä paljon ideoita, miten voimme tehdä automaatiolla heidän työtään mielekkäämmäksi, Kedziora sanoo.
Työntekijöiden sitoutuminen mahdollistaa muutoksen
Muutoksen onnistuminen edellyttää liiketoiminnassa olevilta vahvaa sitoutumista uuden työtavan myötä tuleviin muutoksiin.
— Toimintamallimme, jossa Norianin kehittäjätiimi toimii tiiviissä yhteistyössä Vasaran Anun tiimistä nousseen RPA analyytikon ja osaamiskeskuksemme edustajan kanssa, tuottaa meille hyvää tulosta. Työnjako ja viestintä toimii koko ajan, Kukkurainen sanoo.
RPA analyytikon tehtävänä on kuunnella jatkuvasti niitä, joiden työhön automaatio vaikuttaa, ja hän myös viestii aktiivisesti suunnitelluista muutoksista niille, joita muutokset koskevat.
— Alussa meillä oli toki haasteita, mutta heti kun saimme useita prosesseja tuotantoon, ovat niistä saadut hyödyt parantaneet työn merkityksellisyyttä, Vasara sanoo.
Sanomilla on automatisoitu yli 20 prosessia, jotka koskevat taloushallinnon ja tilaajahallinnan lisäksi muun muassa henkilöstöhallintoa ja hankintaa.
Vahvaa osaamista nearshore-mallilla
Norian on tuottanut kaikki Sanomille tekemänsä automaation nearshore-mallilla Puolan Torunissa sijaitsevassa keskuksessaan. Tämä malli takaa skaalautuvat resurssit, niin että kuhunkin hankkeeseen on aina riittävästi siihen tarvittavaa erikoisosaamista.
— Asiantuntijamme ovat korkeasti koulutettuja maailmanluokan ohjelmistoasiantuntijoita, kukin omalla sarallaan, Kedziora sanoo ylpeyttä äänessään. Hän on itse tuotantotalouden tohtori Lappeenrannan teknisestä yliopistosta ja on opiskellut myös syvällisesti ohjelmistotekniikkaa.
Reaaliaikainen näkymä liiketoimintaan
Kun robotiikkaa on pian pari vuotta viety Sanomiin, on Kukkuraisella selkeä näkemys, mikä on ollut onnistumisen taustalla.
— Olemme luoneet toimivan yhteistyönmallin, jonka myötä prosessien automaatiota on voitu toteuttaa tasaisella tahdilla, Kukkurainen sanoo.
Hyvä esimerkki selkeitä hyötyä tuovista hankkeista on virheellisten laskujen uudelleenlähettämisen ja asiakastietojen päivittämisen sekä e-laskutukseen liittyvien prosessien automatisointi. Kuukausittain yli 2000 tapauksen automaattinen ja ajantasainen käsittely sujuvoittaa merkittävästi asiakaspalveluprosessia.
— Aiemmin talouden palvelukeskuksessa oli kaksi viikkoa aikaa korjata virheet. Nyt robotti käsittelee ne päivittäin, joten virheiden korjaaminen tapahtuu ajantasaisesti. Robotti tekee prosessissa myös paljon sellaista, jota ei aiemmin manuaalityössä tehty, Kukkurainen sanoo.
Hyvät kokemukset kannustavat kehittämään uutta
Koska yhteistyö sujuu, kehitetään koko ajan uutta. Parhaillaan työn alla on muun muassa hankinnan toimittajatietojen master data -projekti sekä tilausjärjestelmän regressiotestauksen automatisoinnin proof of concept.
— Tilausjärjestelmässä testaamme säännönmukaisesti tietyt asiat aina versiomuutoksen yhteydessä. Ne sivuavat monia niitä toteutuksia, joita olemme tehneet ohjelmistorobotiikalla. Siksi selvitämme, pystyisimmekö tukemaan versiopäivitysten testaamista ohjelmistorobotiikan keinoin, Vasara sanoo.
Uutta tulee myös automaation konepellin alle.
— Tänä vuonna rakennamme roboteille tekoälyn elementtejä niihin sovelluksiin, joissa tekoäly tuottaa liiketoimintahyötyjä, Kedziora sanoo.
Yhteistyö Norianin kanssa on ollut Kukkuraiselle mieleen.
— Asiat etenevät tiiviissä yhteistyömallissamme hyvin. Kuhunkin projektiin erikoistunut kehittäjätiimi on tärkeä. Heille kertyy kyseisestä toteutuksesta nopeasti syvällistä tietoa.
— Norianin kehittäjät ovat olleet erittäin aloitekykyisiä. Työn laatu on ollut hyvää ja yhteistyö toimii kiitettävästi, Kukkurainen tiivistää.
