Ohjelmistorobotiikka parantaa Palkeilla tuottavuutta ja kohottaa työn laatua

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet alkoi miettiä ohjelmistorobotiikan (RPA) hyödyntämistä keväällä 2015. Se oli yksi ensimmäisiä suomalaisorganisaatioita, jossa oivallettiin uuden teknologian tarjoamat hyödyt.

Palkeiden digitalisaation kehityspäällikkö Eija Hartikainen on ollut alusta alkaen kehittämässä ohjelmistorobotteja Palkeiden palvelukseen.

— Teimme esiselvityksen ja löysimme heti yli 60 kohdetta, joissa voisimme hyödyntää robotiikkaa. Valtiovarainministeriössä oli tuolloin meneillään digirahoituksen haku, josta saimme RPA-käyttöönoton tueksi rahoituksen.

Palkeet kilpailutti RPA-ratkaisun ja käyttöönottoprojektin keväällä 2016. OpusCapita voitti kilpailutuksen. Vuonna 2017 sen RPA-liiketoiminta siirtyi Norianille osana taloushallinnon ulkoistusliiketoiminnan kauppaa.

— Tammikuussa 2017 meillä oli jo ensimmäinen robotti tarkastamassa ostolaskuja, Hartikainen muistelee.

Oma tiimi toteuttamaan visiota

Robotiikkaa vietiin vuoden verran eteenpäin erillisinä projekteina. Vuoden 2018 alussa päätettiin perustaa digitiimi, joka on kasvanut kolmessa vuodessa digitalisaation toteutus- ja ylläpitopalveluiden toiminnoksi. 20 henkeä tuottaa tällä hetkellä Palkeille ja sen asiakkaille uusia ohjelmistorobotteja sekä muita automatisointeja.

Jo 2015 vuoden esiselvityksen aikana Palkeissa luotiin ohjelmistorobotiikan visio. Sen ytimeksi kirjattiin, että Palkeet on vuonna 2020 laajasti ohjelmistorobotiikkaa hyödyntävä organisaatio.

— Sekä johtomme että prosessien omistajat ovat alusta saakka sitoutuneet visiomme toteuttamiseen. Yhteistyömme on ollut erinomaista.

— Pelkkä tiimimme työ ei olisi onnistunut saavuttamaan kaikkea sitä, mihin olemme yltäneet. Siihen on tarvittu substanssiosaajia määrittelemään ja prosessien omistajia priorisoimaan käyttötapauksia sekä järjestelmien asiantuntijoita huomioimaan robotit järjestelmien käyttäjinä. Automatisoitujen tehtävien substanssiasiantuntijat ovat olleet avainasemassa robotiikan edistämisessä, Hartikainen kehuu kollegojaan.

Visiossa määriteltiin hankkeelle myös selkeitä laadullisia ja määrällisiä tavoitteita.

— Asetimme tavoitteet prosessialueittain niin, että manuaalityötä vähennetään 20–50 prosenttia. Toinen tärkeä tavoitteemme oli palveluidemme laadun parantaminen ja prosessikustannusten lasku. Näin tuotamme ohjelmistorobotiikalla suoraa hyötyä asiakkaillemme.

Laadun paraneminen perustuu pitkälle siihen, että prosessien inhimilliset virheet poistuvat automaation myötä. Ihmisen osaamista tarvitaan kuitenkin edelleen. Kaikkea ei voi automatisoida, sillä edelleen on laskuja, joita robotti ei kykene hoitamaan.

Oman talon osaamista

Robottiohjelmoijien joukkoa koulutettiin aluksi omasta henkilöstöstä. Ohjelmoijiksi kysyttiin vapaaehtoisia. Heistä ei ollut pulaa.

— Aloitimme seitsemällä hengellä, jotka olivat joko talous- ja henkilöstöhallintomme palveluryhmissä työkennelleitä substanssiosaajia tai it:mme työntekijöitä. He opettelivat UIPath-koodaamisen. Jatkossa noin puolet tiimiläisistä on tullut talon sisältä ja puolet on rekrytoitu, Hartikainen kertoo.

Uusien työntekijöiden perehdytyksessä hyödynnetään laajasti ohjelmistorobottiympäristön valmistaja UIPathin koulutusmateriaaleja, joihin työntekijät paneutuvat omatoimisesti.

Palkeet ei ole irtisanonut yhtään työntekijää ohjelmistorobotiikkahankkeiden myötä. Prosessien tehostuminen on tuonut mahdollisuuden tarjota henkilöille asiantuntijatyötä muun muassa asiakaspalvelutehtävissä ja muissa palveluissa.

Aherrusta miljoonien rivien vuosivauhdilla

Palkeiden robotit tekevät tyypillisesti tietojen tarkastusta, täsmäytystä ja vertailua. Aivan ensimmäinen robotti keskittyi ostolaskujen tarkastukseen.

— Ensimmäisellä robotilla oli suuri vaikutus, ja on edelleen. Meillä oli vanha ostolaskujärjestelmä, jossa ei ollut minkäänlaista automaatiota. Tämä robotti käsitteli vanhan järjestelmän aikana yli puoli miljoonaa laskua vuodessa. Uuden ostolaskujärjestelmän kanssa ei tarvita enää näin paljon tarkastusta, Hartikainen kertoo.

Henkilöstöhallinnon tietoja käsittelevä robotti on toinen ahkeroija. Se auttaa koulutus- ja poissaolotietojen käsittelyssä, joka aiemmin piti tehdä rivi kerrallaan käsin. Tämä robotti käsittelee edelleen pitkälti yli miljoona riviä vuodessa.

Robotit tuottivat vuonna 2020 kaikkiaan 33 000 tunnin manuaalisen työn säästöt. Automatisoinnin kehittyminen on yksi vaikuttaja Palkeiden työn tuottavuuteen, joka on kasvanut vuodesta 2017 alkaen noin 20 prosentilla.

— Olemme yltäneet ohjelmistorobotiikalla hyvin niihin tavoitteisiin, jotka asetimme jo esiselvityksen aikana vuonna 2015, Hartikainen sanoo.

Robotit työtovereina

Robotit toimivat oivallisesti yhteistyössä Palkeiden asiantuntijoiden kanssa. Samalla kun ne ruksuttavat miljoonia tehtäviä, ne myös lähettävät tietoja palvelutuotantoon ja siirtävät sinne töitä, joita ne eivät osaa käsitellä. Esimerkiksi ostolaskuista robotit hoitavat automaattisesti noin 60 prosenttia. Manuaaliseen prosessiin menee ne laskut, joista puuttuu esimerkiksi tietoja tai tiedot ovat selvästi virheellisiä.

Ohjelmistorobotit ovat vaikuttaneet monin tavoin palveluneuvoja Jaana Paljakan työhön. Hän on nähnyt RPA:n vaikutuksen aiemmissa tehtävissään palkkapalvelusihteerinä ja palkkapalvelusihteerin erityistehtävissä.

— Ohjelmistorobotiikka on helpottanut merkittävästi toistuvia manuaalitehtäviä. Aiemmin meillä oli paljon töitä, jotka toistuivat säännöllisin väliajoin esim. viikoittain tai kuukausittain ja olivat aina samanlaisia ja ohjeiden mukaan tietyssä järjestyksessä tehtäviä näppäinten painelemisia. Nämä työt on siirretty nyt pitkälti roboteille, Paljakka kertoo.

Manuaalisten tehtävien tilalle on tullut uusia tehtäviä muista prosesseista. Se on monipuolistanut työnkuvaa ja tehnyt työnteon mielekkäämmäksi. Roboteista on tullut myös yhteistyökumppaneita.

— Koska robotit eivät osaa ajatella, pitää niiden työn jälkeä tarkastaa. Tässä korostuu asiantuntijoidemme kokemus ja ammattitaito. Meidän pitää ymmärtää, minkä robotti on tehnyt oikein ja mitä pitää korjata, Paljakka sanoo.

Robotin vaikutukset ovat tulleet hiljalleen osaksi työn arkea. Monet työntekijät ovat päässeet esittämään toiveita ja kehittämisideoita, mihin tehtäviin robotteja kannattaisi seuraavaksi kehittää.

Kumppani vahvasti mukana

Palkeiden ohjelmistorobotiikkataipaleen alkuvaiheessa Norianin rooli oli melkoinen. Kaksi Norianin asiantuntijaa oli Palkeiden Joensuun toimipisteessä töissä puolisen vuotta.

Seuraavan vuoden ajan Norianin asiantuntijat olivat edelleen tiiviisti mukana tukemassa Palkeiden RPA-kyvykkyyden kasvua. Kun osaaminen on karttunut Palkeiden tiimissä, Norianin asiantuntijoiden rooli on keskittynyt kiireellisten toteutusten tukemiseen.

— Norianin asiantuntijoiden ammattitaito on ollut ratkaisevassa roolissa varsinkin ohjelmistorobottihankkeemme alkuvaiheessa. Erityisesti arvostan heidän kykyä ymmärtää toimintaamme, ja on ollut ilo tehdä yhteistyötä Norianin kanssa kaikki nämä vuodet, Hartikainen sanoo.

Ohjelmointi täyttää useimpien Palkeiden digitalisaatiotiimin työntekijöiden päivät. Vuodesta 2018 alkaen Palkeet on tarjonnut myös palvelukeskuksen asiakkaille niiden tarpeisiin räätälöitäviä RPA-palveluita. Näin syntyi tarve projektien johtamiseen ja laajojen robottitehtävien ylläpitoon.

Nyt osa Palkeiden digitiimin työntekijöistä on keskittynyt projektipäällikön ja projektien määrittelyn tehtäviin sekä robottifarmin ylläpitoon. Vuoden 2019 lopussa tiimi organisoitui uudelleen ylläpitoon, testaukseen ja kahteen ohjelmointiin erikoistuneeseen scrum-tiimiin.

Räätälöityjä robotteja asiakkaille

Palkeet tuottaa räätälöityjä ohjelmistorobotiikan palveluita asiakasorganisaatioilleen kuten Valtiokonttorille, Verohallinnolle, Säteilyturvakeskukselle ja Valtioneuvoston kanslialle, mutta automatisoinnin pääpaino on Palkeiden palvelutuotannon toteutuksissa.

— Asiakkaillemme räätälöidyt ratkaisut vievät noin kaksi henkilötyövuotta, Hartikainen sanoo.

Norianin konsultti Sampo Pessa on ollut tiiviisti mukana Palkeiden Valtiokonttorille tehdyissä robottihankkeissa.

— Palkeiden tiimillä on hyvää omaa osaamista, joka kasvaa koko ajan. Olen auttanut heitä teknisessä tuessa ja RPA-tuotannon kehittämisessä, Pessa sanoo.

Valtiokonttorin hankkeet alkoivat loppukeväällä 2018 parilla pilotilla. Onnistuneiden hankkeiden jälkeen tuotantoa on laajennettu niin, että Valtiokonttorilla on tällä hetkellä käytössä 20 automatisoitua tehtävää. Robotit pyörivät Palkeiden palvelualustan päällä.

Valtiokonttorissa on parhaillaan menossa robottihankkeita, jossa automatisoidaan kymmenen kustannustukien hakuihin liittyvää prosessia.

— Kun kustannustuesta lähtee päätösviestejä, robotti liittää ne käsiteltäviin asioihin, jolloin käsittelijät löytävät päätökset helposti, Pessa kertoo robotin toiminnasta.

Ideoita työn uudistamiseen

Robottien myötä Palkeiden työntekijöiden on pitänyt oppia uusiin työtapoihin ja työrytmiin.

— Robottien kanssa työskentely muuttaa työn sisältöä hyvään suuntaan. Samalla on kuitenkin muistettava, että työntekijöiden kanssa käydään muutoksia rauhallisesti läpi, jotta uudet työtavat eivät aiheuta turhia paineita. Meillä nämä asiat on hoidettu mallikkaasti työkavereiden ja tiimien esimiesten kanssa, Paljakka kertoo.

Yhteistyö robottien kanssa herättää myös ideoita, mihin kaikkiin tehtäviin robotteja voisi käyttää.

— Kun siirryn henkilöstö- ja palkkahallinnosta palveluneuvojaksi, pohdin voisiko uusissakin tehtävissäni hyödyntää ohjelmistorobotteja helpottamaan töitä, Paljakka kertoo.

Palkeiden RPA-hankkeen saavutuksia

• 28 ohjelmistorobottia, jotka pyörittävät 490 automatisoitua tehtävää
• 93 000 työtunnin säästöt vuodesta 2016
• 33 000 tuntia manuaalityön säästöjä vuonna 2020
• 1,8 miljoonaa robotilla käsiteltyä laskua

Palkeet: Palkeet tarjoaa laadukkaita ja kustannustehokkaita talous- ja henkilöstöhallinnon tuki- ja asiantuntijapalveluja valtiohallinnon virastoille, laitoksille ja rahastoille sekä noin 70 000 yksittäiselle palkansaajalle.

Norian: Norianilla taloushallinnon ja ohjelmistorobotiikan osaaminen yhdistyvät moderniksi tavaksi tuottaa taloushallintopalveluja ja ohjelmistorobotiikkaa. Norian on automatisoinut noin 200 henkilöstö- ja taloushallinnon prosessia ohjelmistorobotiikan (RPA) avulla. Olemme auttaneet kymmeniä organisaatioita vapauttamaan resursseja talouden ja henkilöstöhallinnon rutiinitehtävistä ja parantaneet samalla prosessien laatua.