Eikö olisikin hienoa, jos työpäivässä olisi enemmän aikaa arvoa luoviin ja kehittäviin tehtäviin ja hallinnollinen työ sujuisi minimiajassa?
Entä jos voisit luottaa ilman manuaalisia työvaiheita toimivaan prosessiin, eikä sinun tarvitsisi käyttää turhaa aikaa ostolaskujen tarkastamiseen ja korjaamiseen?
Mitä jos voisit tehdä tilauksen ja vahvistaa oston jo tilaushetkellä, eikä sinun tarvitsisi käsitellä toimittajan ostolaskua, koska järjestelmä tarkastaisi sen suoraan tilauksista, vastaanotetuista toimituksista ja sovituista hinnoista?
Kuulostaako varmasti hyvältä. Järjestelmän tekee kuitenkin täydellisesti toimivaksi vasta sen taitava käyttäjä.
Järjestelmällä on suuri vaikutus siihen, miten optimoitu prosessi voi olla. Useimmissa nykyaikaisissa järjestelmissä on monia hienoja ominaisuuksia, mutta huomaamme palveluntarjoajana usein, etteivät yritykset valitettavasti käytä niistä läheskään kaikkia.
Puolivaloilla liikkumisen syynä voi olla tietämättömyys, haluttomuus tai jopa pelko uuden oppimisesta. Tietysti myös huoli, että sinua ei enää välttämättä tarvita, voi vaikuttaa tekemiisi ratkaisuihin. Toinen jarru voi olla yksinkertaisesti ajan puute: missä välissä ehtisi oppia lisää järjestelmästä tai opetella uusien välineiden käyttöä.
On selvää, että yrityksen sisäisen hallinnon tulisi pyöriä minimaalisilla kustannuksilla ja prosessit pitää optimoida mahdollisimman kustannustehokkaiksi. Ei ole yllätys, että ostolaskujen käsittely on tavallinen keskustelunaihe yrityksessä, koska se on helposti aikasyöppo ja siksi rahareikä. Ärsytystä voi lisätä myös se, että mieluummin aikaa käyttäisi ydinliiketoimintaan ja keskittyisi asiakkaisiin ja kasvuun.
Miten prosessin sitten saa optimoitua?
Kun olet valinnut yrityksellesi parhaiten sopivan järjestelmän, huomio kannattaa siirtää manuaalisesti tehtävän työn poistamiseen. Jos saat edelleen paperilaskuja, ota mahdollisimman pian yhteyttä tavarantoimittajiisi ja ohjaa laskut sähköiseen muotoon, mikä vähentää manuaalista käsittelyä. Sen lisäksi, että manuaalinen työ on aikaa vievää, se lisää myös virheriskiä.
Automatisoidun järjestelmän ja sähköisten laskujen lisäksi on tärkeää varmistaa, että tilaukset tehdään oikein. Onko yritykselläsi ostopolitiikka, joka antaa ostotilanteissa noudatettavat puitteet? Jos keskität ostosi muutamalle toimittajille, mahdollisuutesi neuvotella hyvät hinnat ja maksuehdot paranevat. Lisäksi riski joutua petoksen uhriksi pienenee.
Selkeillä osto-ohjeilla, minimoidulla manuaalisella tekemisellä ja älykkäillä järjestelmillä yritykset pääsevät optimoimaan ostolaskujen käsittelyä pitkälle. Älä kuitenkaan tyydy tähän, vaan ota mukaan myös laskujen maksuprosessi. Voit hallita paremmin yrityksesi maksuvalmiutta, kun et maksa laskuja liian aikaisin, muttet myöskään liian myöhään, ettet kärsi reklamaatioista tai myöhästymismaksuista.
Toimittajien laskujen käsittelyä parantamalla ja optimoimalla voidaan tehdä monella osa-alueella voittoa. Neuvoni on, että aloita mahdollisimman pian ja pienilläkin muutoksilla voi olla suuri vaikutus kokonaisprosessiin.
Lue myös, miten asiakkaamme SATO on optimoinut ostolaskujen käsittelyään.
Me NORIANilla voimme auttaa yritystänne optimoimaan laskujen käsittelyänne uudella tavalla: hyödynnämme järjestelmäautomaatioita, hyödynnämme integraatioita, hyödynnämme koneoppimista sekä ohjelmistorobotiikkaa, joko yksitellen tai kaikkia yhdessä.
Varaa aika prosessiasiantuntijamme kanssa ja aloitetaan ostolaskuprosessinne kehittäminen. Ota yhteyttä. 
