Kun palveluiden ulkoistaminen tulee ajankohtaiseksi asiaksi yritykselle, nousee esiin luonnollisesti useita kysymyksiä, jotka voivat vaihdella arkistoinnista ulkoistamisen kustannuksiin.
Kysymykset eivät kuitenkaan eroa merkittävästi toisistaan, vaan ovat usein yrityksestä ja toimialasta riippumattomia. Tässä blogissa haluan jakaa kokemuksiani ja yleisimpiä asiakastapaamisissa esiin nousseita huolenaiheita.
Yksi yleisimmistä kysymyksistä on, pitääkö yrityksen ulkoistaa koko talousprosessi vai onko siitä mahdollista valita tiettyjä osia. Vastaukseni on, että se riippuu siitä, mitä tarpeita teillä on asiakkaana. Te yrityksenä päätätte, mitkä tehtävät annatte ulkoistuskumppanille. Älkää kuitenkaan unohtako kokonaisuutta, sillä jos prosessia pilkotaan liikaa, tehokkuudessa voidaan hävitä.
Manuaaliset prosessit on aihe, joka tulee aina esille tapaamisissa. Onko vaarana, että ne hidastavat tai jopa estävät ulkoistamisen mahdollisuuden?
Haluan sanoa heti alkuun, että kaikki on mahdollista! Manuaaliset prosessit eivät ole este ulkoistamiselle, ja oikean kumppanin kanssa avautuu uusia mahdollisuuksia digitalisoitumiseen ja tehokkuuden lisäämiseen. Manuaalisten prosessien minimoiminen lisää toimitusvarmuutta ja mahdollistaa levollisen yöunen. Kokemukseni on, että ei ole harvinaista, että manuaalisiin tehtäviin ei ole myöskään dokumentoituja ohjeita, mikä voi johtaa palvelun luovutusvaiheessa enemmän aikaa vievään prosessiin.
Monet tapaamistani yritysten edustajista ovat huolissaan hallinnan menettämisestä ulkoistaessaan palveluita. Uskallan kuitenkin väittää, että oikean kumppanin kanssa kontrollisi sen sijaan lisääntyvät. Nojaa sopimukseenne, niin varmistut, että tehtävät suoritetaan oikein ja ajallaan. Ulkoistamisen avulla voit käyttää enemmän aikaasi yrityksellesi arvoa luoviin tehtäviin.
Monet asiakkaamme pitävät kontrolleista! Ja niin myös me!
Kysymys, joka tulee aina esiin, on palvelun hintalappu. Ulkoistamista myydään usein "halvempana" ratkaisuna, mutta jotkut tapaamani asiakkaat ovat olleet huolissaan siitä, että tuleeko se lopulta kalliimmaksi. Vastaukseni hintakysymykseen on, että ulkoistamisen hinta riippuu täysin toimeksiannon monimutkaisuudesta ja siitä, miltä tarpeesi näyttävät.
Mitä kauempana Suomesta ulkoistuskumppani suorittaa palveluitaan, sitä enemmän sovittu hintalappu putoaa, mutta on tärkeää myös arvioida, voiko etäisyydellä olla toimintaanne muita vaikutuksia. Aikaero sekä kieli- ja kulttuurierot ovat tekijöitä, jotka voivat tarkoittaa sitä, että sinun on vahvistettava omia resurssejasi. Tällä voi olla vaikutusta ulkoistuksen kokonaiskustannuksiin. Norianin palvelut on saatavilla useilla kielillä, mukaan lukien suomeksi tai englanniksi, lähialueiden eurooppalaisilta kollegoiltamme. Kokemuksemme mukaan asiakkaidemme kustannukset ovat laskeneet jopa 30 %.
Ulkoistaminen on kuitenkin paljon muutakin kuin vain alhaisempia kustannuksia. Oikean ulkoistuskumppanin avulla lisäät yrityksesi turvallisuutta ja vähennät haavoittuvuutta.
Lisätietoja palveluiden ulkoistamisesta löytyy verkkosivultamme www.norian.fi.
Monet asiakkaat haluavat myös haltuunoton tapahtuvan nopeasti sen jälkeen, kun ulkoistamispäätös on tehty. Mitä nopea tarkoittaa yrityksellesi? Suurimmalla osalla ulkoistuskumppaneista on hyvin toimiva haltuunottoprosessi, mutta edellytyksenä on, että molemmilla osapuolilla on tarvittavat resurssit saatavilla. Milloin avainhenkilösi, joilla on yksityiskohtaiset tiedot siirrettävistä tehtävistä, ovat käytettävissä tehtävien luovutukseen?
Toinen aikanäkökulmaan vaikuttava tekijä on järjestelmien saatavuus. Kokemukseni on, että IT-osasto tulisi ottaa mukaan jo varhaisessa vaiheessa, koska järjestelmien käyttö on ratkaisevan tärkeää palveluiden toimittamisen kannalta.
Haluan lopuksi korostaa, kuinka tärkeää on, että sinä ja yrityksesi ilmaisette selkeästi odotuksenne ulkoistuskumppania kohtaan. Näe siis ulkoistusyritys kumppanina. Tämä on tärkeä menestystekijä onnistuneelle ulkoistamiselle, jossa tiivis ja hyvä yhteistyö tarkoittaa, että yhdessä asetetut tavoitteet saavutetaan.
Lue myös oppaamme "13 yleistä virhettä taloushallintopalveluja ulkoistettaessa", jossa käsittelemme ulkoistuksen yleisimpiä sudenkuoppia ja kuinka varautua niihin.
