Monet tuntemani yrittäjät ja pienyritysten johtajat käyttävät suuren osan ajastaan asiakkaisiin ja myyntiin. Tällöin talouden rutiinit ja muut hallinnolliset hommat saattavat jäädä tehtävälistan hännille, ja tehtävälistan kasvaessa aloittaminen on aina vaan vaikeampaa.
Kierre pitää kuitenkin katkaista – asiakkaiden ja myynnin lisäksi talouden, IT:n ja HR:n rutiinit vaativat oman aikansa.
Jos kaupan tekemistä ja rutiineja ei saa tasapainoon, voi käydä niin kuin eräälle tutulle yritykselle: se oli saanut uuden sijoittajan. Uusi pääoma oli tullut tarpeeseen, mutta suurin osa pääomasta oli tullut käytetyksi yllättävän lyhyessä ajassa. Kun asiasta oli aika kertoa hallitukselle, johtajalla oli vaikeuksia selittää syytä tapahtuneelle. Tässä kirjoituksessa käydään läpi miten välttää vastaavanlainen kohtalo.
vastuut on samat yrityksen koosta riippumatta
Jos pieni yritys on vaikeuksissa, taustalta löytyy aika usein sama teema: lainsäädännön tarkoittaman hyvän hallinnon hoitamisessa olisi varaa petrata. Kyse ei ole niinkään tahdon, vaan taidon puutteesta: pienissä yrityksissä ei ole turhia työntekijöitä ja vaikka porukka osaa omat hommansa hienosti, harva on talouden rutiinien syväosaaja syntyjään.
Isommissa yrityksissä rutiinit järjestetään palkkaamalla erilliset talouden, IT:n ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat niitä hoitamaan. Pienemmissä yrityksissä on sama tehtävälista, mutta tehtävät jäävät usein yhden henkilön kontolle. Yrityksiltä ei kuitenkaan vaadita hyvää hallintoa niiden kiusaksi, vaan rutiineilla on tarkoitus varmistaa, että yhtiön toiminta on niin lakien ja asetusten mukaista kuin että yhtiöjärjestystä ja yhtiökokouksen tai hallituksen päätöksiä noudatetaan.
jos kaikki saavat ostaa firman piikkiin, kuka vastaa kuluista?
Kirjoituksen alussa mainitun yrityksen toimitusjohtajalta puuttui kontrolli kassavirtaan ja yrityksen toimintatapojen läpikäynti osoitti, että ongelman syynä oli puutteellisesti määritellyt vastuut: lähes puolella yrityksen kahdestakymmenestä työntekijästä oli oikeus tehdä tilauksia yrityksen puolesta. Koska seuranta oli puutteellista, varastot täytettiin paljon nopeammin kuin kysyntä edellytti. Toimitusjohtajalla ei ollut myöskään riittävää näkyvyyttä hankintoihin, joten käytäntö jatkui ja jatkui.
Yritys joutui ottamaan lisää lainaa turvatakseen toiminnan jatkumisen. Samaan aikaan yritys palkkasi ulkopuolisen asiantuntijayrityksen hoitamaan kirjanpidon tehtäviä. Ulkoistamisen myötä se sai kontrollin kassavirtaan sekä työntekijöiden vastuisiin ja velvollisuuksiin, jonka seurauksena kassavirta tervehtyi muutamassa kuukaudessa.
Lue myös: Likviditeetin turvaaminen kassanhallinnan keinoin
RUTIINIEN PYÖRITTÄMINEN ON KIRJANPITÄJÄN LEIPÄLAJI
Tarinan opetus on, että pienemmillä yrityksillä voi hyötyä paljon ulkopuolisesta asiantuntijasta. Hyvän hallinnon edellyttämät rutiinitehtävät tulevat hoidetuksi oikein ja ajallaan. Lisäksi yritys saa kunnon näkyvyyden ja kontrollin talouteensa. Ulkoinen kumppani pitää myös huolen, että:
- kaikki myynti tulee laskutettua ja maksut vastaanotettua
- kaikki kustannukset liittyvät liiketoimintaan ja tulevat maksetuksi eräpäivänään
- kaikki työntekijät saavat palkkansa oikein ja ajallaan
- kirjanpidon raportointi tapahtuu parhaiden käytäntöjen mukaan
Kun yrityksellä on ulkopuoliset osaajat hoitamassa rutiinitehtäviä, työntekijöillä ja johdolla vapautuu aikaa varsinaiseen liiketoimintaan ja yritys pääsee keskittymään siihen, missä sillä on eniten voitettavaa. Ulkopuolinen tarjoaa lisäksi juuri sen verran palveluita kun on tarpeen eikä tyhjäkäyntiä synny.
HYVÄLTÄ KIRJANPITÄJÄLTÄ SAAT MUUTAKIN KUIN KUUKAUDEN TULOKSEN SÄHKÖPOSTIISI
Kun ulkopuolinen kumppani on ottanut rutiinitehtävät hoitaakseen, sen on hyödyllistä tutustua liiketoimintaasi kunnolla. Perinteisesti kirjanpitäjä hoitaa vain kuukausiraportoinnin, mutta auttaako se sinua näkemään, missä kunnossa yrityksen tulos oikeastaan on?
Hyvä kumppani tekee enemmän: se on toimintaasi kehittävä neuvonantaja, joka varmistaa, että sinulla on ajantasainen tieto ja kontrolli kassavirrasta ja maksuvalmiudesta.
Aito kumppanuus edellyttää myös sinulta aktiivista otetta asiakkaana. Työskentelemällä yhdessä kirjanpitäjän kanssa, saat maksimaalisen hyödyn ja parhaan vastineen ajankäytöllesi.
Haluatko kuulla, miten Norian on auttanut eri kokoisia yrityksiä onnistumaan? Ota yhteyttä ja varaa aika asiantuntijamme kanssa.
